Как работать с волонтерами на мероприятии

Каждый организатор знает, что для успешной реализации любого мероприятия важна каждая мелочь. И чем крупнее проект, тем больше важных мелочей необходимо учесть.

Волонтёры – неочевидное спасение организатора мероприятий, с одной стороны. Но иногда эти увлеченные и жаждущие опыта люди могут превратиться в настоящий кошмар.

Как облегчить себе жизнь и при этом не навредить ни себе, ни мероприятию, ни волонтёрам, мы и поговорим.

Главное правило, которым я всегда пользуюсь, при работе с волонтёрами, условно звучит как «соблюдение границ доброй воли человека». Важно понимать, что понятие «наш волонтёр» – не равно понятию «наш раб» или даже «наш подчиненный».

Волонтёр – это, прежде всего, свободный человек. Который, по своей доброй воле, готов безвозмездно выполнять какую-либо общественно полезную работу. При этом наш многоуважаемый волонтёр совершенно не обязан нам НИЧЕГО. А это значит, что мы не можем выстраивать с ним отношения по системе «директор-подчиненный».

ВОЛОНТЁР НЕ ОБЯЗАН НАМ НИЧЕМ. ОН ВЫПОЛНЯЕТ НАШИ ПОРУЧЕНИЯ ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО ИСХОДЯ ИЗ ДОБРОЙ ВОЛИ И ЛИЧНОЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННОСТИ.

Вот несколько основных правил, которыми я пользуюсь при работе с волонтерами и, которые, возможно, могут помочь вам:

1. Вдохновляйте волонтёров

Самое первое, на что стоит обратить внимание при подключении к проекту волонтёров – это их мотивация. Логично предположить, что если человек соглашается на какую-либо работу в добровольном и безвозмездном порядке, значит опыт, который он получит должен принести ему пользы в несколько раз больше, чем оплата, которую он мог бы получить за аналогичную работу. Постарайтесь наделить миссию волонтёра на проекте максимумом получаемых выгод.

В идеале сочетать несколько видов вознаграждения, например:

небольшой денежный бонус,
фирменная футболка,
оригинальная сувенирка,
возможность сфотографироваться с ключевыми персонами мероприятия,
возможность чему-то обучиться у лидеров рынка
щедрое рекомендательное письмо,которое поможет при устройстве на работу в дальнейшем .
В качестве вознаграждения можно использовать любую оригинальную идею, на каждом мероприятии таких возможностей огромное множество. Потрудитесь выявить навыки и потребности каждого волонтера в отдельности, и дайте им именно ту работу, о которой они мечтают.

2. Подготовьте подробную информацию

Понятная и чёткая инструкция на старте очень облегчит жизнь и вам, и вашим волонтерам на проекте. Распределите обязанности среди волонтеров, чтобы каждый понимал, где его зона ответственности. Выберите главных среди волонтеров, которые будут руководить и отвечать за прикрепленные к ним группы. Таким образом, вам не придётся держать в голове весь список волонтеров, а достаточно будет набрать номер одного из 1-2-3х главных и попросить что-то оперативно сделать.

3. Не бойтесь доверять этим «несмышлёнышам» самые ответственные задачи

Чем ответственнее задачу вы поручите волонтёру, тем замечательнее он с ней справится! Не надо забывать, что в волонтеры, как ни крути, идут самые активные, целеустремлённые и неравнодушные люди. Они, как правило, имеют уже недюжинный опыт в разных других проектах, любят интересные и неординарные задачи, умеют «шевелить мозгами» (хоть иногда и не подозревают об этом). Примите этот факт за данность!

Кстати, неплохо бы еще сказать волонтёру обо всей важности и ответственности задачи, которую вы ему поручаете, иначе фокус может не получиться 😉

4. Волонтёрам благодарности много не бывает!

Обязательно. Запомните! Обязательно и беспрекословно. Хвалить и благодарить.

Хвалить и благодарить.

Хвалить и благодарить!!! Всегда помните, что волонтёр вам ничего не обязан. Он помогает вам исключительно из личного интереса. Что означает, в переводе на простой язык: «ему просто по кайфу тусоваться на вашем мероприятии и быть важным звеном в проекте». Необходимо это понимать.

Так же необходимо запомнить, что ни в коем случае нельзя ругать волонтёра за некачественно выполненную работу, тем более лишать награды, штрафовать и применять всевозможные способы «наказания». Вы спросите, почему? Отвечу – потому что это глупо. Волонтёр не может выполнить некачественно свою работу, потому что ему это «по кайфу»!!!

Если вы недовольны качеством – это значит, что было изначально неверно составлена инструкция и неправильно дано распоряжение как её выполнять. Это, в первую очередь, «звоночек» организатору, который говорит о необходимости доработать инструкцию на будущее.

5. Давать подробные и развёрнутые указания

И немного, о важности чётких инструкций. Почему так необходимо составлять инструкции для каждого волонтера в отдельности? Всегда помните, что вы работаете над проектом полгода/год/10 лет… неважно. Но, в любом случае, гораздо дольше, чем ваш волонтёр.

Вы знаете о проекте и людях, которые в нём участвуют минимум в 100 раз больше, чем ваш волонтёр. Как правило, «армию волонтёров» подключают на этапе непосредственной реализации проекта. За 2-4 недели до старта, а иногда и того позднее.

А теперь представьте, как тяжело волонтёру вливаться в новый для него проект и сколько информации разом на него сыпется?

Будь он хоть нобелевский лауреат и человек с феноменальной памятью – это серьезный объем информации. Поэтому, чтобы не мучить ни себя, ни волонтера, я рекомендую всегда потратить время на подробные инструкции, прочитав которые, волонтер может войти в курс дела за полчаса и приступить к работе.

Вывод: грамотная работа с волонтерами может значительно облегчить подготовку мероприятия любого масштаба. Главное – это позаботиться об этом вопросе заранее и ответственно подойти к подбору кандидатов.

Отличных вам волонтёров и мероприятий!

event-live